Softwarewechsel ohne Stillstand – mit advonex sicher ans Ziel

Warum ein Wechsel sinnvoll ist – und ohne Stillstand klappt

Kanzleien arbeiten heute anders als noch vor ein paar Jahren: Schriftstücke kommen digital, das beA ist Alltag, viele Abläufe laufen schneller und enger verzahnt. Wenn Ihre Software das nur mit Umwegen abbildet, merkt man das: Vorgänge dauern länger, es entstehen Doppelarbeiten, neue Kolleginnen und Kollegen brauchen zu viel Zeit, bis sie sicher arbeiten. Ein Wechsel ist dann kein Luxus, sondern eine vernünftige Entscheidung.

Gute Nachricht: Ein Softwarewechsel muss nicht mit einem Stopp im Betrieb verbunden sein. Mit Ordnung, klaren Aufgaben und einem festen Fahrplan gelingt der Umstieg ohne Stillstand. Genau hier unterstützen wir Sie – unabhängig von Herstellern und immer an Ihrer Seite.

Das Prinzip: erst ordnen, dann wechseln

Stellen Sie sich den Wechsel wie einen Umzug vor. Bevor die Kartons kommen, wird aussortiert, beschriftet und der neue Grundriss geplant. Übertragen auf die Kanzlei heißt das: Wir klären zuerst, wie Sie künftig arbeiten möchten – und was dafür wirklich gebraucht wird. Erst danach entscheiden wir gemeinsam, welche Lösung das am besten unterstützt. Diese Reihenfolge verhindert teure Irrwege und sorgt dafür, dass die neue Lösung im Alltag spürbar hilft.

Wer macht was? – die Aufgaben im Überblick

• Kanzleileitung: Ziele festlegen, Entscheidungen treffen, Hindernisse räumen.
• Schlüsselpersonen aus dem Team: Alltag schildern, mitprobieren, Rückmeldungen geben.
• Softwareanbieter: Vorführung nach festem Ablauf, Einrichtung nach Vorgaben, technische Hilfe.
• advonex: Planung, Moderation, Dokumentation, Ordnung in den Daten, sichere Durchführung, Schulungen und Begleitung nach dem Start.

Häufige Sorgen – unsere Lösungen in einfachem Deutsch

• „Unsere Daten sind durcheinander.“
  Wir machen einen kleinen „Daten-Hausputz“: doppelte Kontakte zusammenführen, fehlende Angaben nachtragen, einheitliche Schreibweisen festlegen. Danach fühlen sich Akten und Adressen geordnet an.


• „Wir haben Angst vor Ausfällen.“
  Es gibt einen Plan B: wichtige Aufgaben bleiben in einer Übergangsphase parallel möglich. Zusätzlich gibt es klare Schritte, wie man bei Problemen sofort weiterarbeiten kann – besonders bei Fristen und Posteingang.


• „Schulungen bringen bei uns wenig.“
  Wir schulen kurz, passend zur Rolle (Anwälte, Rechtsanwaltsfachangestellte, Rechtsanwalts- & Notarfachangestellte, Azubis), mit echten Kanzleibespielen und handlichen Spickzetteln. Direkt am Arbeitsplatz wird geübt, bis es sitzt.


• „Die vielen Verbindungen zwischen Programmen machen uns Sorgen.“
  Wir testen echte Abläufe von Anfang bis Ende: Eingang der Nachricht, Akte, Frist, Schreiben, Ablage, Rechnung. So sehen wir vorher, ob alles zusammenspielt.


• „Uns fehlt die Zeit.“
  Termine sind kurz, klar und gut vorbereitet. Vieles passiert außerhalb der Stoßzeiten. Wir tragen die Last, Sie treffen die Entscheidungen.

Der Ablauf in 7 Schritten – verständlich und machbar

• 1. Kurzaufnahme & Zielbild

In wenigen Gesprächen sammeln wir, was wichtig ist: Rechtsgebiete, typische Vorgänge, wo es heute klemmt, welche Verbindungen zu anderen Programmen wichtig sind (z. B. beA, E-Mail, Textverarbeitung, Buchhaltung, Diktat, Telefon). Daraus entsteht ein Zielbild in Klartext: Was soll künftig leichter, schneller, sicherer sein?



• 2. Verständliche Auswahl

Aus dem Zielbild machen wir eine kurze Liste mit Muss, Soll und Kann. Anbieter zeigen danach den gleichen Ablauf (z. B. neue Akte, Posteingang, Frist setzen, Schreiben, Ablage, Rechnung). So wird der Vergleich fair und übersichtlich. Am Ende gibt es eine klare Entscheidungsvorlage: Nutzen, Aufwand, Folgekosten – verständlich und belastbar.



• 3. Ordnung in den Daten

Jetzt wird die Basis stark gemacht. Wir legen einfache Regeln fest: Wie heißen Kontakte? Wie werden Akten benannt? Was wird übernommen, was bleibt im Archiv? Ein kurzer „Hausputz“ vorab spart später viel Zeit und Nerven.



• 4. Probeläufe

Bevor es ernst wird, üben wir. Wir übernehmen einen kleinen, echten Ausschnitt Ihrer Daten in die neue Lösung und bearbeiten typische Fälle. So merken wir früh, wo noch nachgestellt werden muss – ganz ohne Druck.



• 5. Vorbereitung des Wechselwochenendes

Wir planen ein festes Zeitfenster (oft Samstag). Jeder Schritt hat eine verantwortliche Person und eine kurze Prüfliste. Es ist klar geregelt, wer ansprechbar ist und was im Notfall zu tun ist. So bleibt es ruhig.



• 6. Der Wechsel

Am vereinbarten Termin werden die Daten übernommen, die Prüfliste abgearbeitet und ein paar Musterfälle in der neuen Lösung erledigt. Danach gibt es ein kurzes „Go“ für den Start am Montag.



• 7. Begleitung nach dem Start & Üben am Arbeitsplatz

In den ersten Tagen sind wir schnell erreichbar, beantworten Fragen und passen Unterlagen an. Es gibt kurze Sprechstunden, in denen wir typische Fragen live lösen. Ziel: Sicherheit im Alltag – ohne langes Nachschlagen.

Beispiel-Zeitplan – kompakt und alltagstauglich

• Woche 1: Zielbild, Liste mit Muss/Soll/Kann, Auswahl der Lösung.
• Woche 2: Ordnung in den Daten, kleine Probeläufe, Festlegung Wechselwochenende.
• Wechselwochenende: Daten übernehmen, prüfen, Musterfälle, Startfreigabe.
• Woche 3: Sprechstunden, Üben am Arbeitsplatz, kleine Nachbesserungen.

Dieser Plan ist ein Beispiel. Je nach Größe der Kanzlei und Menge der Daten passen wir das an – ohne die Übersicht zu verlieren.

Praxisbeispiel – so lief es in einer Kanzlei mit zwei Standorten

Ausgangslage: Viele Doppelarbeiten, unklare Ablagen, neue Mitarbeitende brauchten lange, bis sie sicher waren. Wir erstellten in drei kurzen Workshops das Zielbild und die Auswahlkriterien. Drei Lösungen wurden anhand der gleichen Aufgaben gezeigt. Die Entscheidung fiel für die Lösung mit der klarsten Bedienung und dem besten Alltagsnutzen.

Danach: Kontakte bereinigt, Aktennamen vereinheitlicht, Vorlagen geordnet. In zwei Probeläufen mit echten Fällen sahen wir, wo noch Regeln fehlten (z. B. Fristarten, Namensschema für Aktennotizen). Am Samstag des Wechsels wurden die Daten übernommen, die Prüfliste abgearbeitet und fünf typische Fälle in der neuen Lösung durchgeführt. Am Montag war die Kanzlei arbeitsfähig. Zwei Wochen lang gab es tägliche, kurze Sprechstunden – danach wöchentlich. Ergebnis: weniger Suchzeiten, klarere Akten, weniger Nachfragen, schnellerer Einstieg für neue Teammitglieder.

Woran Sie den Erfolg erkennen

• Weniger Reibung: Posteingang, beA, Fristen, Schreiben, Ablage und Rechnung greifen ineinander.
• Mehr Klarheit: Jede Akte ist gleich aufgebaut, Informationen sind schnell zu finden.
• Schneller Start für neue Kollegen: Einheitliche Abläufe statt „Wie macht ihr das?“
• Planbare Kosten: Einmalige und laufende Kosten sind transparent – ohne böse Überraschungen.
• Entlastung im Alltag: Weniger Nachfragen, weniger Suchen, mehr Zeit für Mandate.

Checkliste – sind Sie bereit?

• Es gibt ein Zielbild in Klartext (was soll einfacher werden?).
• Die Auswahlkriterien (Muss/Soll/Kann) sind kurz und verständlich.
• Die Lösung wurde anhand gleicher Aufgaben vorgeführt und dokumentiert.
• Es gibt einfache Datenregeln (Namen, Pflichtfelder, was wird übernommen?).
• Probeläufe sind erfolgreich gelaufen, Nachjustierungen sind erledigt.
• Das Wechselwochenende hat Zeitplan, Zuständigkeiten und Prüflisten.
• Schulungen sind rollenbasiert geplant, Sprechstunden sind terminiert.

FAQ – kurz und klar

Ist ein Wechsel wirklich ohne Stillstand möglich?

Ja. Mit Probeläufen, einem festen Zeitfenster und einem Plan B für Fristen und Post bleibt Ihre Kanzlei arbeitsfähig.

Wer kümmert sich um die Daten?

Wir bereiten gemeinsam auf, legen klare Regeln fest und prüfen die Übernahme. Nichts passiert „auf Zuruf“ – alles hat eine Prüfliste.

Wie aufwendig sind die Schulungen?

Kurz, passend zur Rolle und mit echten Fällen. Dazu gibt es Spickzettel und kurze Erklärhilfen. Geübt wird am Arbeitsplatz.

Arbeitet advonex für bestimmte Hersteller?

Nein. Wir sind unabhängig. Wir empfehlen, was zu Ihrer Kanzlei passt – nicht, was jemand verkaufen möchte.

Und wenn etwas schiefgeht?

Dafür gibt es vorher festgelegte Ausweichschritte. Wichtig ist, diese vor dem Wechsel zu üben. Dann bleibt es ruhig.